Amalan 5S

Pejabat adik aku di Ipoh sedang sibuk dengan amalan 5S. Pejabat Romlah, seorang setiausaha di Kementerian Kewangan juga sibuk dengan 5S. Pejabat aku baru selesai audit persijilan 5S kali kedua. Nampaknya banyak agensi kerajaan sedang mengejar persijilan 5S.

Seperti biasa juga, keluhan demi keluhan didengari dari mereka mengenai bagaimana begitu sukarnya untuk melaksanakan amalan 5S di pejabat. Aku dan ramai staf di pejabat ini juga begitu suatu masa dulu, di waktu awal pejabat ini berusaha untuk dipersijilkan.

Realitinya, permulaan sememangnya amat sukar. Norma kerja kita yang sudah terpengaruh dengan keadaan yang biasa kita lalui, perlu kita ubah. Paling menyusahkan, bagaimana hendak menyisih barang yang tidak perlu, bagaimana juga kita hendak menentukan apa yang perlu ditanda, apa yang perlu diuruskan.

Perkara yang seterusnya yang paling selalu menjadi masalah adalah komitmen. Tidak semua orang boleh memberi komitmen seperti yang kita mahu. Tidak semua orang boleh didesak untuk melakukan 5S terutama point-point awal seperti sisih, susun dan sapu. Kita sendiri tahu ramai yang tidak suka mengemas. Hahaha. Faham-faham sajalah keadaan manusia.

Semasa persijilan kedua tempohari, aku rasakan ianya jauh lebih mudah berbanding setahun lepas. Tidak perlu bersusah payah untuk sapu, susun dan sisih seperti sebelum ini kerana selepas persijilan pertama, perkara penting yang perlu dilakukan adalah mengekalkan keadaan. Jalan paling mudah, membenarkan agensi lain mengadakan lawatan, melihat hasil 5S yang dilaksanakan. Ini akan mendesak kita untuk sentiasa menjaga persekitaran kita, demi imej di mata orang lain.

Kamu yang mahu melaksanakan 5S juga perlu rajin membuat lawatan dan rujukan dengan agensi lain yang sudah dipersijilkan. Cuma ingat satu perkara, kamu boleh lihat cara dan teknik, kamu tidak boleh meniru kreativiti. Kreativiti patut datang dari kumpulan kamu sendiri. Ada agensi yang bila datang melawat di pejabat ini, tergamam dan mengeluh apabila betapa hiasan dan pelaksanaan 5S nampak begitu hebat. Namun sebenarnya, apa yang mereka lihat bukan 100% 5S, sebaliknya hasil daripada pertandingan keceriaan pejabat yang pernah dianjurkan sejak beberapa tahun lalu. Ianya diintegrasikan dengan amalan 5S dan ditambah dengan kreativiti individu pelaksana, amalan 5S di pejabat aku nampak seperti 'out of this world'.

Mereka yang datang melawat akan mengeluh,

"Bagaimana kita mahu buat begini? Ini kerja yang mengambil masa yang sangat lama!"

Sebenarnya kamu tidak perlu tiru kreativiti. Tiru idea dan konsep serta pelaksanaan. Itu lebih penting. Juga, semasa mengagih tugas, kenali bakat dan keupayaan individu yang diberikan tugas. Kalau ada di kalangan staf kamu yang berjiwa seni, suka melukis, biarkan dia dengan tugas-tugas kreatif seperti menghias sudut 5S. Manakala mereka yang suka membuat kertas kerja, tugaskan mereka untuk menyediakan laporan 5S. Ya, bukan tempat kerja saja kita buat 5S, pekerja kita juga perlu di'5S'kan. Susun staf mengikut kreativiti dan bakat mereka.

Paling penting, sesudah dilaksanakan 5S, pastikan ianya sentiasa diamalkan. Jangan siap bersih kubikel kita hari ini, tahun depan pula kita akan kemaskan kembali. Beri insentif kepada staf seperti hadiah wang tunai untuk perekacipta logo 5S pejabat dan pertandingan kubikel terbaik.

Komitmen pengurusan tertinggi sangat penting. Mereka mesti sentiasa terbuka untuk menerima amalan 5S sebagai agenda utama pejabat. Bukan sekadar mahu buat bila orang lain buat tetapi langsung tidak berminat untuk ambil tahu.

Jangan risau. Selesai kamu dipersijilkan kali pertama, untuk seterusnya kamu akan kurang menghadapi masalah untuk melaksanakannya.